VEDTÆGT DGI ØSTJYLLAND

Vedtaget på det stiftende årsmøde den 7. september 2006

  • Ændret på årsmødet den 26. marts 2009
  • Ændret på årsmødet den 24. marts 2011
  • Ændret på årsmødet den 29. marts 2012
  • Ændret på det ekstraordinære årsmøde den 30. november 2013

§ 1 Navn

Stk. 1: Landsdelsforeningens navn er DGI Østjylland.

Stk. 2: DGI Østjylland er stiftet den 7. september 2006 ved en sammenlægning af Randersegnens Gymnastik- og Idrætsforeninger (RGI) og DGI-Århusegnen (Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger – Århusegnen). Fra 1. januar 2014 er DGI Østjylland en sammenslutning af DGI Østjylland og DDS Østjylland.

§ 2 Formål

DGI Østjylland vil styrke de frivillige foreninger som ramme om idræt med vægt på fællesskab, udfordring og sundhed for at fremme foreningslivets folkeoplysende kvaliteter.

§ 3 Hjemsted

Stk. 1: DGI Østjyllands geografiske område er følgende kommuner: Randers, Norddjurs, Syddjurs, Favrskov, Aarhus, Skanderborg, Odder og Samsø.

Stk. 2: DGI Østjylland er hjemmehørende i Aarhus Kommune.

§ 4 Tilhørsforhold

DGI Østjylland er tilsluttet DGI.

§ 5 Associerings- og samarbejdsaftaler

DGI Østjyllands bestyrelse kan indgå associerings- og samarbejdsaftaler med relevante organisationer og samarbejdspartnere.

§ 6 Medlemsforhold

Stk. 1: Alle foreninger – eller selvstændige afdelinger heraf – der tilslutter sig DGI Østjyllands formål, og som har egne vedtægter, kan optages som medlemmer. Der optages ikke sammenslutninger af foreninger. Skydebaneforeninger kan være medlem og betaler grundkontingent, men opgør ikke medlemmer og har ikke stemmeret.

Stk 2: En skytteforening skal for at være medlem af DGI Østjylland i sine vedtægter have en bestemmelse med følgende ordlyd: “Foreningen skal tilbagekalde en våbenpåtegning samt underrette politiet, hvis foreningen bliver opmærksom på, at forholdene for et medlem med våbenpåtegning ændrer sig på en sådan måde, at det er betænkeligt, at den pågældende har våbenpåtegning.”

Stk. 3: Alle frie skoler, som tilslutter sig DGI Østjyllands formål, kan optages som medlemmer i DGI Østjylland.

Stk. 4. Ethvert medlem af DGI Østjyllands medlemsforeninger er medlem af DGI Østjylland.

Stk. 5: DGI Østjyllands bestyrelse udarbejder retningslinjer for optagelse samt træffer afgørelse om optagelse eller eksklusion af medlemsforeninger.

Stk. 6: Foreningerne er gennem medlemskabet underlagt DGI’s og DGI Østjyllands vedtægter og de til enhver tid gældende regler og bestemmelser.

Stk. 7: DGI kan selv eller sammen med andre relevante organisationer fastsætte regler om organer, der træffer afgørelse om konflikter eller om overtrædelse af regler, og idømmer sanktioner. Sådanne sanktioner kan pålægges idrætsudøvere og ledere, der er medlem af eller er aktive i en idrætsforening, og en udelukkelse kan have virkning for alle eller bestemte aktiviteter under DGI.

Stk. 8: Medlemsforeninger kan ekskluderes fra DGI Østjylland, såfremt de handler i strid med DGI Østjyllands formål og vedtægter eller i øvrigt misligholder forholdet til DGI Østjylland.

Stk. 9: Den ekskluderede medlemsforening eller den forening, der ønsker optagelse og ikke godkendes af bestyrelsen, kan få sin sag behandlet på førstkommende ordinære årsmøde. Fastholder årsmødet bestyrelsens afgørelse, er denne endelig og kan ikke ankes.

Stk. 10: En medlemsforening (eller en selvstændig afdeling) heraf kan udmelde sig ved skriftlig meddelelse til DGI Østjylland herom med et halvt års varsel til den 1. januar.

§ 7 Kontingent Medlemsforeninger betaler kontingent til DGI Østjylland. Kontingentet fastsættes hvert år som en del af DGI Østjyllands budget.

§ 8 Ordinært årsmøde

Stk. 1: Årsmødet er DGI Østjyllands øverste myndighed. Ordinært årsmøde afholdes hvert år inden den 1. april. Årsmødet indkaldes med angivelse af dagsorden ved skriftlig meddelelse til DGI Østjyllands medlemsforeninger med mindst 4 ugers varsel. Årsmødet er åbent for alle DGI Østjyllands medlemsforeningers medlemmer.

Stk. 2: Stemmeberettiget ved DGI Østjyllands årsmøde er:
a) DGI Østjyllands medlemsforeninger med 1 repræsentant + 1 repræsentant for hver påbegyndt 100 medlemmer – dog max. 7 repræsentanter pr. forening
b) DGI Østjyllands bestyrelse og aktivitetsledelser
c) Eventuelle repræsentanter i henhold til associeringsaftaler. Kun fremmødte repræsentanter har stemmeret.

Stk. 3: Valgbare er alle, der har møde- og taleret ved årsmødet. Ingen kan vælges til et tillidshverv uden at være til stede på årsmødet eller have givet skriftligt tilsagn.

Stk. 4: Dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent og stemmetællere.
2. Fremlæggelse og godkendelse af beretning.
3. Fremlæggelse og godkendelse af revideret regnskab.
4. Indkomne forslag.
5. Orientering om indeværende års budget.
6. Valg: Valg til bestyrelsen:

a. Valg af formand på lige år
b. Valg af næstformand på ulige år
c. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer på lige år
d. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer på ulige år
e. Valg af 1. og 2. suppleant Øvrige valg: f. Valg af 2 kritiske revisorer – på valg skiftevis lige og ulige år g. Valg af 1 kritisk revisorsuppleant
7. Eventuelt.

Stk. 5: Forslag, der af medlemsforeningerne ønskes behandlet af årsmødet, skal skriftligt være DGI Østjylland i hænde senest 3 uger før årsmødet. Umiddelbart efter modtagelse af sådanne forslag vil disse blive tilstillet medlemsforeningerne til orientering.

Stk. 6: Alle valg, inklusive 2 revisorer, gælder for 2 år, dog vælges suppleanter kun for 1 år. Valg til formand og næstformand sker ved hemmelig afstemning, og der kræves over halvdelen af de afgivne stemmer for at blive valgt. Øvrige valg og andre beslutninger træffes på begæring ved hemmelig afstemning. Alle afgørelser med undtagelse af vedtægtsændringer afgøres ved almindelig stemmeflertal.

Stk. 7: Ethvert lovligt indvarslet årsmøde er beslutningsdygtigt uanset antallet af fremmødte stemmeberettigede.

Stk. 8: Årsmødets forhandlinger og beslutninger indføres i DGI Østjyllands forhandlingsprotokol og underskrives af dirigenten.

§ 9 Ekstraordinært årsmøde

Stk. 1: Ekstraordinært årsmøde afholdes, når mindst 1/10 af medlemsforeningerne fremsætter begrundet og skriftligt ønske herom, eller når et flertal af bestyrelsen finder det nødvendigt.

Stk. 2: Ønske om ekstraordinært årsmøde skal skriftligt fremsendes til DGI Østjylland med angivelse af dagsorden. Bestyrelsen har herefter pligt til at udsende indkaldelse til det ekstraordinære årsmøde senest 14 dage efter, at ønsket er modtaget. Det ekstraordinære årsmøde skal afholdes senest 6 uger efter, at ønsket om årsmødet er modtaget.

Stk. 3: Ekstraordinært årsmøde afvikles efter samme regler som ved ordinært årsmøde.

§ 10 Bestyrelsen

Stk. 1: Bestyrelsen er landsdelsforeningens daglige ledelse og den højeste myndighed mellem 2 årsmøder. Bestyrelsen består af formanden, næstformanden og 6 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene er formanden for aktivitetsgruppen i skydning.

Stk. 2: Bestyrelsen vælges på årsmødet – dog vælges formanden for skydning og suppleant for denne på skydnings aktivitetsmøde. Alle valg gælder for 2 år på nær valg af suppleanter, som kun gælder for 1 år.

Stk. 3: I tilfælde af formandens, næstformandens eller en af de 5 øvrige bestyrelsesmedlemmers udtræden af bestyrelsen mellem to årsmøder, indtræder en af de på årsmødet valgte suppleanter i bestyrelsen frem til førstkommende årsmøde.

Stk. 4: I tilfælde af formandens udtræden af bestyrelsen mellem to årsmøder konstitueres næstformanden som formand indtil førstkommende årsmøde.

Stk. 5: I tilfælde af næstformandens udtræden af bestyrelsen mellem 2 årsmøder konstituerer bestyrelsen sig selv med en ny næstformand blandt bestyrelsens medlemmer indtil førstkommende årsmøde.

§ 11 Bestyrelsens arbejde

Stk. 1: Bestyrelsen fastlægger de overordnede principper for arbejdet i DGI Østjylland og landsdelsforeningens økonomi.

Stk. 2: Bestyrelsen kan træffe beslutninger om køb, salg og pantsætning af fast ejendom.

Stk. 3: Bestyrelsen repræsenterer landsdelsforeningen udadtil, og fører de nødvendige forhandlinger med offentlige myndigheder og andre organisationer, samt indgår de nødvendige, forpligtende aftaler.

Stk. 4: Bestyrelsen kan oprette og nedlægge aktivitetsgrupper, arbejdsgrupper og netværk, og godkender retningslinjer og kommissorier for disse.

Stk. 5: Bestyrelsen ansætter en daglig leder med det overordnede administrative ansvar for alle forhold vedrørende DGI Østjyllands drift. Direktøren har ansvaret for ansættelse og afskedigelse af DGI Østjyllands øvrige personale.

Stk. 6: Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden og godkender forretningsordener for ledelsesforum og aktivitetsgrupper.

Stk. 7: Bestyrelsen skal føre protokol over bestyrelsesmøder samt øvrige relevante møder.

§ 12 Ledelsesforum

Stk. 1: DGI Østjyllands ledelsesforum består af bestyrelsen og aktivitetsledelserne.

Stk. 2: Ledelsesforum holder møde minimum 2 gange årligt. Møderne indkaldes af bestyrelsen.

Stk. 3: Ledelsesforums møder er åbne for alle landsdelsforeningens frivillige, folkevalgte og medarbejdere.

Stk. 4: Ledelsesforum behandler emner vedrørende principielle, politiske og holdningsmæssige spørgsmål, samt overordnede økonomiske prioriteringer til vejledning for bestyrelsen.

Stk. 5: Landsdelsforeningens budget skal til høring i ledelsesforum inden det kan vedtages af bestyrelsen.

§ 13 Aktivitetsgrupper

Stk. 1: Til varetagelse af aktiviteterne i DGI Østjylland oprettes aktivitetsgrupper. Aktivitetsgrupperne varetager det daglige arbejde i idrætterne og på tværs af disse på grundlag af bestyrelsens retningslinjer og under ansvar overfor bestyrelsen.

Stk. 2: Som led i fusionen med DDS Østjylland er der indgået en fusionsaftale, som beskriver overgangsregler gældende til 2023.

Stk. 3: En aktivitetsledelse på op til 4 personer forestår den overordnede og strategiske ledelse af aktivitetsgruppen. Aktivitetsledelsen udgør sammen med en tilknyttet medarbejder den daglige ledelse af aktivitetsgruppen.

Stk. 4: Aktivitetsledelsen af idrætternes aktivitetsgrupper vælges af idrættens medlemsforeninger. I tilfælde af vakance kan bestyrelsen udpege ledelsen.

Stk. 5: Aktivitetsledelsen af øvrige aktivitetsgrupper udpeges af bestyrelsen.

Stk. 6: Til varetagelsen af arbejdet i aktivitetsgruppen kan aktivitetsledelsen oprette og nedlægge arbejdsgrupper og netværk. Kommissorier for disse godkendes af aktivitetsledelsen. Medlemmerne af arbejdsgrupper og netværk udpeges af aktivitetsledelsen.

Stk. 7: Idrætternes aktivitetsgrupper skal afholde aktivitetsmøde for medlemsforeningerne mellem to ordinære årsmøder.

Formålet med aktivitetsmøderne er at skabe dialog om aktiviteten og udviklingen i den enkelte idræt og om DGI Østjyllands arbejde på området. Indbydelse til aktivitetsmødet udsendes med 4 ugers varsel til medlemsforeningerne. Forslag, der ønskes behandlet på aktivitetsmødet, skal være DGI Østjylland i hænde 2 uger før mødet. De enkelte aktivitetsledelser udarbejder retningslinjer for afholdelse af aktivitetsmøder, herunder afstemningsregler og valg af aktivitetsledelse. Retningslinjerne skal godkendes af bestyrelsen.

Stk. 8: Aktivitetsgrupperne er forpligtet til at udarbejde referat over de afholdte aktivitetsmøder og aktivitetsledelsesmøder samt andre relevante møder.

§ 14 Tegningsret

Stk. 1: DGI Østjylland tegnes af formanden i forening med direktøren eller dennes stedfortræder eller næstformanden i forening med direktøren eller dennes stedfortræder.

Stk. 2: Ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom skal de i denne henseende fornødne dokumenter underskrives af formanden eller næstformanden samt mindst 4 medlemmer af bestyrelsen.

Stk. 3: Bestyrelsen kan meddele fuldmagt.

§ 15 Regnskab og revision

Stk. 1: DGI Østjyllands regnskab følger kalenderåret.

Stk. 2: Regnskabet revideres af en statsautoriseret revisor samt de to kritiske revisorer.

§ 16 Fonde

DGI Østjylland kan oprette fonde. Der udarbejdes særskilte vedtægter for disse.

§ 17 Vedtægtsændring

Stk. 1: Vedtægtsændring kan kun ske på et årsmøde. Der kræves hemmelig afstemning, og til godkendelse kræves over 2/3 af de afgivne stemmer.

Stk. 2: Forslag til vedtægtsændringer skal være DGI Østjylland i hænde senest 2 måneder før årsmødets afholdelse. Forslag til vedtægtsændringer skal tilsendes medlemsforeningerne senest 1 måned før årsmødet.

Stk. 3: Beslutning om sammenslutning med eller optagelse af andre organisationer skal ske efter reglerne om vedtægtsændringer.

§ 18 Opløsning

Stk. 1: Beslutning om opløsning af landsdelsforeningen træffes på 2 på hinanden følgende årsmøder med mindst 1 måneds og højst 4 måneders mellemrum.

Stk. 2: På det første årsmøde skal opløsning godkendes ved, at mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede stemmer for. Ved det andet årsmøde er almindelig stemmeflertal tilstrækkeligt til vedtagelse af opløsning.

Stk. 3: I tilfælde af landsdelsforeningens opløsning tilfalder landsdelsforeningens eventuelle formue DGI.

FORRETNINGSORDEN FOR AKTIVITETSLEDELSEN - SKYDNING

Formål

Ledelsen af DGI Østjylland Skydning har til opgave at sikre en alsidig skydeaktivitet i landsdelsforeningen samt sikre DGI Østjylland Skydnings og medlemsforeningernes udvikling med det mål at få så mange som muligt til at dyrke idræt i forening, og at medlemsforeningerne ser DGI Østjylland som en værdifuld og attraktiv samarbejdspartner.

Som retningslinjer for aktivitetsledelsens arbejde gælder DGI Østjyllands vedtægter, bestyrelsens anvisninger samt følgende:

Aktivitetsmødet

Alle medlemsforeninger i DGI Østjylland skydning indkaldes til aktivitetsmøde hvert år i april/maj måned med min. 4 ugers varsel med angivelse af dagsorden. Forslag til dagsorden fra medlemsforeningerne skal være administrationen i hænde senest 2 uger før og revideret dagsorden udsendes til medlemsforeningerne senest 1 uge før mødet.
Dagsordenen indeholder minimum følgende punkter:

  • Aktivitetsledelsens beretning
  • Pejlemærker for de fremtidige indsatsområder
  • Indkomne forslag
  • Valg af aktivitetsledelse

Hver medlemsforening har som udgangspunkt 2 stemmer. Foreninger med mellem 50 og 100 medlemmer har 3 stemmer – mellem 100 og 150 4 stemmer og medlemsforeninger over 150 medlemmer har 5 stemmer. Repræsentanterne fra medlemsforeningerne har hver kun 1 stemme, og der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Alle afstemninger foretages ved håndsoprækning. Dog er der skriftlig afstemning ved kampvalg og hvis minimum 5 af de tilstedeværende kræver det.

Alle medlemmer af DGI Østjylland Skydnings medlemsforeninger er valgbare til aktivitetsledelsen. Ingen kan dog vælges uden at være til stede eller at have givet skriftligt tilsagn.

Referat af aktivitetsmødet udsendes til medlemsforeningerne senest 14 dage efter mødet.

Ledelsen

Aktivitetsledelsen udgøres af 3 på aktivitetsmødet folkevalgte personer samt den tilknyttede idrætskonsulent:

  • En formand, der samtidig er medlem af DGI Østjyllands bestyrelse.

Formanden vælges af den samlede forsamling på aktivitetsmødet i ulige år.

  • En repræsentant fra Riffeludvalget(ikke nødvendigvis formanden).

Repræsentanten vælges af riffelforsamlingen på aktivitetsmødet i lige år.

  • En repræsentant fra Pistoludvalget(ikke nødvendigvis formanden) valgt i ulige år.

Repræsentanten vælges af pistolforsamlingen på aktivitetsmødet i ulige år.

Bliver ikke alle ledelsesposter besat eller fratræder et medlem uden for tur, så kan den resterende ledelse udpege en interesseret person fra en medlemsforening.

Ledelsen varetager den daglige ledelse og drift mellem to aktivitetsmøder under ansvar over for DGI Østjyllands bestyrelse.

Ved uoverensstemmelser, eller hvis et medlem misligholder sit ansvar, kan flertallet i ledelsen ekskludere et ledelsesmedlem – dog skal beslutningen godkendes af DGI Østjyllands bestyrelse.

Til varetagelsen af arbejdet i aktiviteten kan aktivitetsledelsen oprette og nedlægge udvalg samt udpege medlemmer til udvalg efter behov. Ledelsen udarbejder et kommissorium for hver af disse udvalg. Alle poster i aktivitetsledelsen og aktivitetsgrupperne er ulønnede. Omkostningsgodtgørelse følger de af DGI Østjyllands bestyrelse fastsatte satser i aftalegrundlaget. Aktivitetsledelsen er ledelse for og godkender alle instruktører, der underviser på DGI Skydnings kurser og andre aktiviteter.

Møder

Aktivitetsledelsen afholder ledelsesmøder, som fastlægges for hele perioden på første møde efter aktivitetsmødet.

Konsulenten udarbejder dagsorden i samarbejde med formanden og udsender den 1 uge før mødet til alle i aktivitetsledelsen. Møderne er beslutningsdygtige, når mere end halvdelen er til stede. Der stræbes efter enighed, men ved afstemninger er formandens stemme afgørende ved stemmelighed.

Ansøgninger fra foreningerne behandles løbende på aktivitetsledelsesmøderne.

Udvidet ledelsesmøde med alle udvalg afholdes 1 gang om året.

Der føres referat af aktivitetsledelsesmøderne, som sendes til bestyrelsen og til aktivitetsledelsen. Hvis ikke der er indsigelser inden 1 uge efter modtagelsen af referatet, er det godkendt.

Forretningsordenen

Forretningsordenen gennemgås og evt. ændres af aktivitetsledelsen på første møde efter aktivitetsmødet, hvorpå den vedtages af aktivitetsledelsen og af DGI Østjyllands bestyrelse.

FORRETNINGSORDEN FOR RIFFELUDVALGET (RUV)

  1. Vedtægtsgrundlag

Pistoludvalget (PUV) er nedsat i henhold til DGI Østjyllands vedtægter § 13.

Medlemmer af udvalget skal ved udførsel af deres hverv overholde den for landsdelsforeningen gældende vedtægt, lovlige beslutninger truffet på foreningens årsmøde og bestyrelsesmøder samt nærværende forretningsorden.

  1. Organisationen

Udvalget består af 1 valgt formand, 1 valgt repræsentant til ledelsen og et antal medlemmer, i alt 5-7. Alle vælges/udpeges for en toårig periode:

  • En formand vælges på aktivitetsmødet i lige år.

Formanden repræsenterer udvalget udadtil.

Det er formandens opgave at påse, at de beslutninger, der kræves i skyttebogen, landsdelens vedtægt og forretningsorden overholdes.

  • En repræsentant til ledelsen vælges på aktivitetsmødet i ulige år.

Repræsentanten repræsenterer udvalget på ledelsesmøderne.

Det er repræsentantens opgave at bedrive ledelse af det samlede DGI Østjylland Skydning, med baggrund i sin viden på pistolområdet.

  • Et passende antal medlemmer udpeges, så aktiviteterne i pistoludvalget er dækket ind.

Der kan udover de valgte tilknyttes ad hoc medlemmer til udvalget, i det omfang det bestående udvalg skønner det nødvendigt.

Er et medlem møde-/aktivitets passiv i en periode på 6 måneder, anses medlemmet som udtrådt af udvalget. Samme regel gælder for formanden. Udvalget supplerer sig selv på de aktuelle poster. Er der tale om en formand, vælges en ny på førstkommende aktivitetsmøde.

  1. Orienteringspligt

Et medlem af PUV har pligt til at underrette aktivitetsledelsens medlemmer om ethvert forhold, som måtte komme til den pågældendes kendskab, og som kan tænkes at få særlig betydning for DGI Østjylland Skydning eller DGI Østjyllands bestyrelse, dette være sig økonomisk eller markedsmæssige situationer. Orienteringspligten begrænses dog af den tavshedspligt, der måtte påhvile den orienteringspligtige over for tredjemand.

  1. Tavshedspligt

Medlemmer af PUV er forpligtede til ikke at delagtiggøre tredjemand i forhold, de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab om, medmindre der er tale om forhold, der af sagens natur skal viderebringes. Dette for at beskytte personer imod, at oplysninger om dem kommer til uvedkommendes kendskab og dels skal den administrative og politiske beslutningsproces beskyttes, så der ikke cirkulerer falske informationer eller opstår misforståelser på basis af ikke færdigredigeret materiale. Denne forpligtelse er fortsat gældende efter hvervets ophør.

  1. Kommissorium (arbejdsoplæg)

Udvalget er beslutningskompetent vedr. alle aktiviteter i det pågældende udvalg, dog påhviler det udvalget, at al aktivitet sker i overensstemmelse med vedtægterne og aktivitetsledelsens beslutninger.

Pistoludvalgets hovedfunktioner:

  • At arbejde med udvikling af bane- og terrænskydning samt at sikre tilrettelæggelse og gennemførelse af stævner og aktiviteter (bane og terræn) i DGI Østjylland Skydning.
  • At medvirke ved gennemførelse af PR-aktiviteter for pistolskydning i DGI Østjylland Skydning
  • At udarbejde og behandle forslag vedrørende pistolaktiviteter i DGI Skydning som anført i Skyttebogen til behandling ved DGI Skydnings Aktivitetsmøde
  • At være rådgiver for Aktivitetsledelsen i alle spørgsmål vedr. landsdelsforeningens pistolaktiviteter
  • At udarbejde skriftlig beretning over holdte aktiviteter, samt fremlægge denne på Aktivitetsmødet
  • At informere om kommende tiltag og aktiviteter
  • At afholdelse og indkaldelse af møder (min. én gang i kvartalet), første gang umildbart efter aktivitetsmødet i forhold til eventuelle nye medlemmer 
  1. Kontaktflader

Udvalgets kontakt til Aktivitetsledelsen foregår fortrinsvis via udvalgets repræsentant.

Sager af faktuel karakter koordineres direkte med de til udvalget tilknyttede medlemmer og Aktivitetsledelsen. Kontakt til andre udvalg foregår direkte og efter behov.

  1. Retningslinjer for udvalgets arbejde

Der tilstræbes enighed i udvalget. Ved meningsforskel afgøres valget med almindeligt flertal, ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Enhver beslutning skal fremgå af referatet. Er intet andet tilført, påhviler det formanden at sikre opfølgning af trufne beslutninger.

Møderne afholdes på landsdelskontoret, medmindre andet aftales.

Udvalget udarbejder årligt en skriftlig aktivitetsplan samt budget, med udgangspunkt i den overordnede handlingsplan og det overordnede budget for DGI Østjylland Skydning.

Formanden udarbejder indkaldelse til de ordinære møder mindst to uger før mødets afholdelse. Indkaldelsen ledsages af en dagsorden samt relevant bilagsmateriale. Punkter, der ønskes optaget på dagsordenen skal være formanden i hænde senest ti dage før mødets afholdelse.

Der føres beslutningsreferat over udvalgsmøderne, der sendes til udvalgsmedlemmerne og DGI Østjylland Skydnings konsulent senest to uger efter afholdte møder. Mødedeltagere, der måtte være uenige i referatet, skal inden otte dage fra referatets modtagelse fremsætte indsigelse til referenten.  Når referatet er godkendt, sendes det til konsulenten, som sørger for arkivering og videre formidling. Afbud til møder sker ved skriftlig henvendelse til udvalgsformanden.

  1. Budget

Med baggrund i overordnede retningslinjer fra Aktivitetsledelsen udarbejder udvalget et budgetforslag, der skal godkendes af Aktivitetsledelsen for DGI Østjylland Skydning.

Udvalget tilstræber at budgettet overholdes.

  1. Udbetalinger

Ved alle udbetalinger skal disse indberettes elektronisk på udbetaling.dgi.dk. Alle udlæg skal være vedhæftet med bilag.

I forbindelse med møder og lignende ydes befordringsgodtgørelse fra hjemadressen til mødestedet og retur, befordringsmåden er efter eget valg med tog, bus eller eget køretøj.

Ved benyttelse af egent køretøj udbetales den af DGI Østjylland fastsatte takst. Ved benyttelse af andre transportmidler godtgøres efter vedhæftede bilag.

  • Godkendelse af forretningsorden samt ændringer i denne

Forretningsordenen gennemgås af aktivitetsledelsen en gang årligt, hvorpå den godkendes og vedtages af den samlede aktivitetsledelse.

FORRETNINGSORDEN FOR PISTOLUDVALG (PUV)

  1. Vedtægtsgrundlag

Riffeludvalget (RUV) er nedsat i henhold til DGI Østjyllands vedtægter § 13.

Medlemmerne af udvalget skal ved udførelsen af deres hverv overholde den for landsdelsforeningens gældende vedtægt, lovlige beslutninger truffet på foreningens årsmøde og bestyrelsesmøder samt nærværende forretningsorden.

  1. Organisation

Udvalget består af 1 valgt formand, 1 repræsentant til ledelsen og et antal medlemmer, i alt 5-7. Alle udpeges for en toårig periode:

  • En formand vælges på aktivitetsmødet i ulige år.

Formanden repræsenterer udvalget udadtil.

Det er formandens opgave at påse, at de beslutninger, der kræves i skyttebogen, landsdelens vedtægt og forretningsorden overholdes.

  • 1 repræsentant til ledelsen vælges på aktivitetsmødet i lige år.

Repræsentanten repræsenterer udvalget på ledelsesmøderne.

Det er repræsentantens opgave at bedrive ledelse af det samlede DGI Østjylland Skydning, med baggrund i sin viden på riffelområdet.

  • Et passende antal medlemmer udpeges, så aktiviteterne i riffeludvalget er dækket ind.

Der kan ud over de valgte tilknyttes ad hoc medlemmer til udvalget i det omfang, det bestående udvalg skønner det nødvendigt.

Er et medlem møde-/aktivitets passiv i en periode på 6 måneder, anses medlemmet som udtrådt af udvalget. Samme regel gælder for formanden. Udvalget supplerer sig selv på de aktuelle poster. Er der tale om en formand, vælges en ny på førstkommende aktivitetsmøde. 

  1. Orienteringspligt

Et medlem af RUV har pligt til at underrette aktivitetsledelsens medlemmer om ethvert forhold, som måtte komme til den pågældendes kendskab, og som kan tænkes at få særlig betydning for DGI Østjylland Skydnings administration eller dets økonomiske og markedsmæssige situation. Orienteringspligten begrænses dog af den tavshedspligt, der måtte påhvile den orienteringspligtige over for tredjemand.

  1. Tavshedspligt

Medlemmerne af RUV er forpligtede til ikke at delagtiggøre tredjemand i forhold de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab om, medmindre der er tale om forhold, der efter sagens natur skal viderebringes. Dette for at beskytte personer imod, at oplysninger om dem kommer til uvedkommendes kendskab og dels skal den administrative og politiske beslutningsproces beskyttes, så der ikke cirkulerer falske informationer eller opstår misforståelser på basis af ikke færdigredigeret materiale. Denne forpligtelse er fortsat gældende efter hvervets ophør. 

  1. Kommissorium (arbejdsoplæg)

Udvalget er beslutningskompetente vedr. alle aktiviteter i det pågældende udvalg, dog påhviler det udvalget at al aktivitet sker i overensstemmelse med vedtægterne og aktivitetsledelsens beslutninger.

Riffeludvalgets hovedfunktioner:

  • at arbejde med udviklingen af bane- og terrænskydning med riffel i DGI Østjylland Skydning
  • at sikre tilrettelæggelse og gennemførelse af stævner og aktiviteter for kortdistance-, langdistance- og terrænskydning med riffel i DGI Østjylland Skydning
  • at medvirke ved gennemførelse af PR-aktiviteter for riffelskydning i DGI Østjylland Skydning
  • at udarbejde og behandle forslag vedrørende riffelaktiviteter i DGI Skydning som anført i Skyttebogen til behandling ved DGI Skydnings halvårlige idræts-konferencer.
  • at være rådgivende for aktivitetsledelsen i alle spørgsmål vedr. landsdelsforeningens riffelaktiviteter
  • at udarbejde skriftlig beretning om halvårets afholdte aktiviteter, samt fremlægge denne ved aktivitetsmøderne
  • at indkalde til og afholde møder min. 1 gang i kvartalet, første gang umiddelbart efter aktivitetsmødet
  1. Kontaktflader

Udvalgets kontakt til aktivitetsledelsen foregår fortrinsvis via udvalgets repræsentant.

Sager af faktuel karakter koordineres direkte med de til udvalget tilknyttede medlemmer og aktivitetsledelsen. Kontakt til øvrige udvalg foregår direkte og efter behov.

  1. Retningslinjer for udvalgets arbejde

Udvalget afholder møder efter behov. Der tilstræbes enighed i udvalget. Ved meningsforskel afgøres valget med almindeligt flertal, ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Enhver beslutning skal fremgå af referatet. Er intet andet anført, påhviler det formanden at sikre opfølgning af trufne beslutninger.

Møderne afholdes på landsdelskontoret, medmindre andet aftales.

Udvalget udarbejder årligt en skriftlig aktivitetsplan samt budget, med udgangspunkt i den overordnede handlingsplan og det overordnede budget for DGI Østjylland Skydning.

Formanden udarbejder indkaldelse til de ordinære møder i god tid før mødets afholdelse. Indkaldelsen ledsages af dagsorden samt relevant bilagsmateriale. Punkter, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være formanden i hænde senest ti dage før mødets afholdelse.

Der føres beslutningsreferater over udvalgsmøderne, der sendes til udvalgets medlemmer og til DGI Østjylland Skydnings konsulent senest to uger efter afholdte møder. Mødedeltagere, der måtte være uenige i referatet, bør inden otte dage fra referatets modtagelse fremsætte indsigelse til referenten. Når referatet er godkendt, sendes det til konsulenten, som sørger for arkivering og videre formidling. Afbud til møder sker ved skriftlig eller telefonisk henvendelse til udvalgsformanden.

  1. Budget

Med baggrund i overordnede retningslinjer fra aktivitetsledelsen, udarbejder udvalget et budgetforslag, der skal godkendes af aktivitetsledelsen for DGI Østjylland Skydning.

Udvalget tilstræber, at budgettet overholdes.

  1. Udbetalinger

Ved alle udbetalinger disse indberettes elektronisk på udbetaling.dgi.dk. Alle udlæg skal være vedhæftet med bilag.

I forbindelse med møder og lignende ydes befordringsgodtgørelse fra hjemadressen til mødestedet og retur. Befordringsmåden er efter eget valg med tog, bus eller eget køretøj.

Ved benyttelse af eget køretøj udbetales den af DGI Østjylland fastsatte takst.

Ved benyttelse af andre transportmidler godtgøres efter vedlagte originale bilag.

  • Godkendelse af forretningsorden samt ændringer i denne

Forretningsordenen gennemgås af aktivitetsledelsen en gang årligt, hvorpå den godkendes og vedtages af den samlede aktivitetsledelse.